Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable y Encargado del tratamiento

TRANSPORTES SUÁREZ CONTRERAS S.A.S., que opera comercialmente como CAST Consultorías, con domicilio en Carrera 48 No. 70-225 oficina 605, Edificio Hasbun, barrio El Prado, Barranquilla, Colombia, correo privacidad@castconsultorias.com, es el Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta directamente (por ejemplo, en llamadas y conversaciones con sus propios equipos comerciales) y actúa como Encargado del Tratamiento respecto de los datos que procesa por cuenta de cada negocio que usa CAST Voice Platform™ (cada "tenant"). Cada tenant sigue siendo el Responsable del Tratamiento frente a sus propios clientes y contactos — CAST provee la infraestructura tecnológica (voz, WhatsApp, correo, agendamiento) con la que ese tenant atiende a los suyos, bajo instrucciones del tenant y para los fines que este define.

2. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada a una persona natural identificada o identificable.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación — incluye datos biométricos (art. 5, Ley 1581 de 2012). La voz de una persona, captada en una llamada, es un dato biométrico y por tanto un dato sensible.
• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales — recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos.

3. Datos que se tratan

• Datos de identificación y contacto: nombre, teléfono, correo electrónico.
• Voz y contenido de llamadas telefónicas (grabación y transcripción), cuando el negocio que se contacta las tiene habilitadas.
• Mensajes de WhatsApp, correos electrónicos y otras conversaciones gestionadas por los agentes de IA del negocio.
• Señales derivadas del análisis de esas conversaciones (por ejemplo, intención de compra o nivel de interés).

Esta plataforma no está dirigida a menores de edad. Si un menor comparte datos personales por error, su representante legal puede solicitar la supresión inmediata escribiendo al correo de la sección 8.

4. Finalidades del tratamiento

• Atender la llamada, mensaje o solicitud del Titular en nombre del negocio contactado.
• Calidad y seguridad: revisar el servicio prestado y prevenir fraude o mal uso.
• Agendar, confirmar o reprogramar citas, y dar seguimiento a solicitudes.
• Generar estadísticas y mejorar la precisión de los agentes de inteligencia artificial.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

5. Autorización para el tratamiento de datos sensibles (voz)

Por regla general, el tratamiento de datos sensibles exige autorización previa, expresa e informada, y el Titular debe saber que no está obligado a otorgarla (art. 6, Ley 1581 de 2012). Para llamadas de atención al cliente o comerciales, este requisito se satisface con un mecanismo distinto a una firma o a un "sí" explícito: el Titular es informado de viva voz, al inicio de la llamada y antes de que se capture cualquier dato, de que la llamada será grabada y con qué fin, y tiene la libertad real de decidir si acepta o no — si no desea que la llamada se grabe, puede decirlo y se le ofrecerá continuar la atención por otro canal (WhatsApp o correo electrónico), o finalizar la llamada sin que esta se procese. Esto aplica cuando la llamada la inicia el propio Titular, buscando un servicio del negocio contactado — es la práctica reconocida por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para grabación de llamadas derivadas de un servicio que el Titular busca, distinta de una llamada saliente no solicitada.

Para otros canales (WhatsApp, correo, formularios web), la autorización se obtiene según corresponda al medio: iniciar la conversación de forma voluntaria, o aceptar expresamente al completar un formulario.

6. Retención y eliminación

Las grabaciones de llamadas y los archivos originales enviados por WhatsApp (notas de voz, imágenes, documentos) se conservan hasta por 90 días desde que se reciben, vencidos los cuales dejan de estar disponibles para consulta. Los demás datos (contactos, mensajes de texto, transcripciones, registros de conversación) se conservan mientras sean necesarios para las finalidades descritas en la sección 4, o mientras lo exijan obligaciones legales o contractuales aplicables — lo que ocurra después.

7. Transferencia y transmisión internacional

Para prestar el servicio, los datos pueden procesarse mediante proveedores de infraestructura tecnológica ubicados fuera de Colombia (Estados Unidos), incluyendo Vapi, ElevenLabs, Deepgram, Anthropic, Resend y Supabase, bajo sus respectivos términos de procesamiento de datos y únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio contratado por cada tenant. Al autorizar el tratamiento en los términos de esta política, el Titular autoriza también esta transmisión internacional, estrictamente para los fines aquí descritos.

8. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a esta ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

9. Cómo ejercer estos derechos

Las solicitudes de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización se atienden a través del área de Protección de Datos de TRANSPORTES SUÁREZ CONTRERAS S.A.S. (CAST Consultorías), escribiendo a privacidad@castconsultorias.com, indicando nombre completo, el dato o llamada a la que se refiere la solicitud, y el negocio con el que se comunicó (si se conoce). Se atiende dentro de los términos legales aplicables (consultas: máximo 10 días hábiles; reclamos: máximo 15 días hábiles). Ver también la Política de Privacidad y la página de eliminación de datos.

10. Vigencia

Esta política rige desde su fecha de publicación y permanece vigente mientras exista una base de datos cuyo tratamiento requiera su aplicación.

11. Contacto

TRANSPORTES SUÁREZ CONTRERAS S.A.S., que opera comercialmente como CAST Consultorías — Carrera 48 No. 70-225 oficina 605, Edificio Hasbun, Barranquilla, Colombia. privacidad@castconsultorias.com