Política de Tratamiento de Datos Personales

CAST Consultorías S.A.S. trata datos personales con autorización previa, expresa e informada del Titular, y solo para las finalidades de esta política.

1. Responsable y Encargado del tratamiento

CAST CONSULTORÍAS S.A.S., NIT 902106783, domicilio en Carrera 48 No. 70-225, oficina 605, Edificio Hasbun, barrio El Prado, Barranquilla, Colombia. Correo de protección de datos: privacidad@castconsultorias.com. Sitio web: www.castconsultorias.com

CAST actúa en dos calidades distintas:

• Responsable del Tratamiento de los datos que recolecta para sí misma: contactos comerciales, prospectos, clientes, aliados, asistentes a eventos, personas que diligencian sus formularios y quienes conversan con sus equipos o agentes por llamada, WhatsApp, correo o mensajes de texto (SMS).
• Encargado del Tratamiento de los datos que procesa por cuenta de cada empresa que usa CAST Voice Platform™ (cada "tenant"). Cada tenant es el Responsable frente a sus propios clientes y contactos; CAST le provee la infraestructura tecnológica (voz, WhatsApp, SMS, correo y agendamiento) y trata esos datos solo bajo sus instrucciones y para los fines que este defina.

2. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada a una persona natural identificada o identificable.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos los datos biométricos (art. 5, Ley 1581 de 2012). La voz de una persona, captada en una llamada, es un dato biométrico y por tanto un dato sensible.
• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos.
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Encargado del Tratamiento: quien trata datos por cuenta del Responsable.
• Mensaje comercial o publicitario: comunicación que informa sobre servicios, eventos, contenidos o novedades de CAST, enviada por SMS, WhatsApp, correo electrónico o llamada.
• Registro de Números Excluidos (RNE): base de datos administrada por la CRC donde los usuarios inscriben su número o correo para no recibir mensajes comerciales o publicitarios.

3. Datos que se tratan

• Identificación y contacto: nombre, número de celular, correo electrónico, empresa, cargo y ciudad.
• Información que el Titular entrega en formularios, incluido el formulario de diagnóstico de CAST (por ejemplo, etapa del proyecto o del negocio).
• Voz y contenido de llamadas telefónicas (grabación y transcripción), cuando la llamada tiene la grabación habilitada.
• Mensajes de WhatsApp, mensajes de texto (SMS) enviados y recibidos, correos electrónicos y otras conversaciones gestionadas por los equipos o agentes de IA.
• Registro de autorizaciones: canal, fecha, hora y texto de la respuesta con la que el Titular autorizó o revocó la recepción de mensajes.
• Señales derivadas del análisis de las conversaciones (por ejemplo, intención de compra o nivel de interés).

CAST no solicita datos de tarjetas, cuentas bancarias ni documentos de identidad por SMS, WhatsApp o llamada no solicitada.

4. Finalidades del tratamiento

A. Como Encargado (servicio CAST Voice Platform™ para cada tenant)

• Atender la llamada, mensaje o solicitud del Titular en nombre del negocio contactado.
• Agendar, confirmar o reprogramar citas, y dar seguimiento a solicitudes.
• Calidad y seguridad: revisar el servicio prestado y prevenir fraude o mal uso.
• Generar estadísticas y mejorar la precisión de los agentes de inteligencia artificial.

B. Como Responsable (relación propia de CAST con el Titular)

• Atender solicitudes, cotizaciones y agendar sesiones de diagnóstico.
• Enviar recordatorios, confirmaciones y avisos sobre servicios contratados o sesiones agendadas.
• Enviar información comercial sobre servicios, eventos, contenidos, invitaciones y novedades de CAST por SMS, WhatsApp, correo electrónico o llamada, solo cuando el Titular lo haya autorizado expresamente para esa finalidad (sección 7).
• Solicitar al Titular la autorización para nuevas finalidades o canales, mediante un único mensaje sin contenido comercial.
• Medir el resultado de las campañas (entregas, respuestas y clics) para mejorar el servicio.
• Cumplir obligaciones legales, contables y contractuales, y atender requerimientos de autoridades competentes.

5. De dónde obtenemos tus datos

Si recibiste un mensaje nuestro y no recuerdas habernos dado tus datos, lo más probable es que provengan de una de estas fuentes. CAST no compra bases de datos ni extrae datos personales de forma automatizada de ningún sitio.

• Relación previa con CAST. Eres o fuiste cliente, o solicitaste una cotización, un diagnóstico o información sobre nuestros servicios.
• Red de contactos profesionales. Nos conocimos en una reunión, un evento, una gestión comercial o un intercambio profesional, y conservamos tu dato de contacto.
• Referidos. Un cliente o un contacto nuestro nos indicó que podrías tener interés. Quien refiere no autoriza por ti: por eso te pedimos tu autorización directamente antes de enviarte información comercial.
• Datos corporativos publicados por la propia empresa. Direcciones del tipo info@, contacto@ o gerencia@ publicadas por la empresa en su sitio web para ser contactada. Son datos de la persona jurídica, no de una persona natural.

Primer contacto para pedir autorización. Cuando tenemos tu dato pero no tu autorización, podemos enviarte una sola comunicación cuyo único objeto es solicitarla. Esa comunicación no contiene publicidad. Si respondes que no, o si no respondes, no volvemos a contactarte con fines comerciales: el silencio no se interpreta como autorización.

En cualquier momento puedes pedirnos que te digamos exactamente de dónde obtuvimos tu dato, escribiendo a privacidad@castconsultorias.com. Es tu derecho de acceso y lo respondemos dentro de los términos de ley.

6. Cómo se obtiene la autorización

La autorización se obtiene por un medio que permita conservar prueba de ella, según el canal:

El Titular no está obligado a autorizar el envío de mensajes comerciales, y su negativa no condiciona la prestación de ningún servicio. El silencio o la falta de respuesta nunca se interpretan como autorización.

7. Datos sensibles: la voz

Por regla general, el tratamiento de datos sensibles exige autorización previa, expresa e informada, y el Titular debe saber que no está obligado a otorgarla (art. 6, Ley 1581 de 2012).

En llamadas de atención o comerciales, el Titular es informado de viva voz, al inicio de la llamada y antes de capturar cualquier dato, de que la llamada será grabada y con qué fin. Si no desea la grabación, puede decirlo y se le ofrecerá continuar por otro canal (WhatsApp, SMS o correo electrónico) o finalizar la llamada sin que esta se procese.

Este mecanismo aplica cuando la llamada la inicia el Titular buscando un servicio del negocio contactado. Las llamadas salientes de CAST con fines comerciales solo se realizan a Titulares que autorizaron ese canal.

8. Mensajes comerciales por SMS, WhatsApp, correo y llamada

CAST solo envía mensajes comerciales a quien los autorizó para ese canal, y bajo estas reglas:

• Horario (Ley 2300 de 2023): de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m. Nunca domingos ni festivos.
• Registro de Números Excluidos: antes de cada campaña se consulta el RNE de la CRC y se excluye a quien esté inscrito para el canal correspondiente, salvo que haya autorizado a CAST de forma expresa y posterior.
• Identificación: todo mensaje indica que lo envía CAST Consultorías y no suplanta a terceros.
• Enlaces: los mensajes solo incluyen enlaces al dominio castconsultorias.com y sus subdominios. CAST no usa acortadores de terceros.
• Frecuencia razonable: CAST no envía más de un mensaje comercial por día a un mismo Titular.
• Revocación en cualquier momento: el Titular puede dejar de recibir mensajes respondiendo NO o SALIR al SMS, escribiendo "no deseo recibir mensajes" por WhatsApp, usando el enlace de baja del correo o escribiendo a privacidad@castconsultorias.com. La baja se aplica en un máximo de 2 días hábiles y no tiene costo.

Los mensajes transaccionales (recordatorios de citas agendadas, confirmaciones y avisos sobre servicios contratados) no son publicidad y se envían aunque el Titular haya revocado los mensajes comerciales.

9. Retención y eliminación

• Grabaciones de llamadas y archivos originales recibidos por WhatsApp (notas de voz, imágenes, documentos): hasta 90 días desde su recepción.
• Registro de autorizaciones y revocaciones: mientras exista la relación con el Titular y hasta 5 años después, como prueba ante la autoridad.
• Lista de Titulares que revocaron: se conserva solo el dato mínimo (número o correo) para garantizar que no se les vuelva a contactar.
• Demás datos (contactos, mensajes de texto, transcripciones, registros de conversación): mientras sean necesarios para las finalidades de la sección 4 o lo exijan obligaciones legales o contractuales, lo que ocurra después.

La supresión puede solicitarse en app.castconsultorias.com/data-deletion o en privacidad@castconsultorias.com.

10. Transmisión internacional de datos

Para prestar el servicio, los datos pueden procesarse mediante proveedores de infraestructura tecnológica ubicados en Estados Unidos, únicamente en la medida necesaria y bajo sus términos de procesamiento de datos:

CAST también puede usar proveedores locales de envío de SMS habilitados en Colombia. Al autorizar el tratamiento en los términos de esta política, el Titular autoriza también esta transmisión, estrictamente para los fines aquí descritos.

11. Seguridad de la información

CAST aplica medidas técnicas y administrativas para evitar la pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado de los datos: acceso restringido por roles, autenticación de usuarios, cifrado en tránsito y registro de actividad. Solo el personal y los proveedores que lo necesitan para las finalidades de esta política acceden a los datos, con deber de confidencialidad.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, CAST lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los Titulares afectados, conforme a la ley.

12. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Elegir por qué canales acepta recibir mensajes comerciales, y cambiar esa elección cuando quiera.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

13. Cómo ejercer los derechos

Las solicitudes se envían a privacidad@castconsultorias.com indicando nombre completo, número de celular o correo al que se refiere, la solicitud concreta y, si aplica, el negocio con el que se comunicó.

Si la solicitud llega incompleta, CAST pedirá completarla dentro de los 5 días siguientes. Si se trata de datos de un tenant de CAST Voice Platform™, CAST trasladará la solicitud a ese negocio, que es el Responsable. Ver también la Política de Privacidad.

14. Menores, cambios y vigencia

• Menores de edad: los servicios de CAST no están dirigidos a menores. Si un menor comparte datos por error, su representante legal puede pedir la supresión inmediata en privacidad@castconsultorias.com.
• Cambios: cualquier cambio sustancial en las finalidades se publicará en esta página antes de aplicarse; si implica una finalidad nueva, CAST pedirá una nueva autorización.
• Vigencia: esta política rige desde su publicación y permanece vigente mientras exista una base de datos cuyo tratamiento la requiera.

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